Consejos para organizar y proteger nuestros archivos

Tiempo de lectura estimado: 9 minutos

Ernesto Villanueva Lomelí, Universidad de Guadalajara

Desde que nacemos hasta después de nuestra muerte, dejamos registro de nuestra vida en archivos y documentos. Estos archivos incluyen desde nuestro carné de vacunación hasta nuestro paso por el sistema educativo, de salud y la vida profesional. Así como un registro de nuestro patrimonio e intereses personales.

Es crucial ordenar, conservar y proteger estos archivos, ya que son importantes en diferentes momentos de nuestra vida. A medida que pasa el tiempo, los vamos a necesitar, por ejemplo, para realizar diferentes trámites.

Algunos de ellos pueden no tener mucha utilidad. Otros, como las escrituras de propiedad de nuestra casa, facturas de propiedades, título universitario, etc., son de gran importancia.

Un buen ejemplo de por qué es importante tener nuestros archivos en orden es cuando, años después de haber pagado completamente nuestra hipoteca, recibimos una llamada del banco informando que aún debemos dinero. Si no podemos demostrar mediante un documento que hemos pagado, esto puede llevarnos a pagar de nuevo o incluso a un largo proceso judicial.

La falta de organización y protección de documentos puede causar problemas en el futuro, por lo que debemos tomar medidas para evitarlo. También podemos encontrarnos en situaciones como desastres naturales en las que nuestros documentos cobran un valor especial al ser nuestra única identidad frente a las autoridades y organismos de ayuda.

Cómo organizarlos en casa

Para organizar y conservar nuestros archivos en casa, podemos tomar las siguientes medidas:

1. Separar los documentos por categorías (facturas, información bancaria, documentos escolares, registros de salud, etc.)

2. Utilizar carpetas diferentes para cada categoría y etiquetarlas claramente.

3. Ordenar los documentos por fecha o alfabéticamente, dependiendo de lo que sea más útil.

4. Tirar los documentos que ya no necesite, ya que en ocasiones almacenamos los que ya no son útiles.

5. Guardar los documentos en un lugar seguro y accesible, libre de humedad y luz directa del sol.

6. Hacer copias digitales de los documentos y guardarlas en una unidad de almacenamiento externa o en la nube como respaldo.

Es importante recordar que estos pasos son recomendaciones y se pueden ajustar a nuestras necesidades. Lo importante es mantener un sistema organizado y seguro para nuestros archivos.

En el caso de las instituciones, es necesario que organicen y conserven los archivos de los ciudadanos o aquellos que se producen en el ejercicio de sus funciones.

Por un lado, hay leyes que protegen nuestros datos personales cuando estos se encuentran en posesión de empresas o instituciones públicas. Es aquí donde se ve reflejada la protección y custodia de los datos con el fin de evitar que caigan en manos de particulares y que sean usados con fines comerciales.

Por otro, encontramos leyes que dictan cómo deben organizarse, protegerse y conservarse los archivos de instituciones públicas. Estas leyes en materia de archivos traen consigo el cumplimiento, derechos como el derecho a la información pública, la rendición de cuentas y la eficacia de los gobiernos.

Organización de documentos institucionales

La organización de los documentos en las instituciones promueve que estas sean más eficientes, ya que al organizar los archivos, estos pueden encontrarse rápidamente y con facilidad, lo que ahorra tiempo para dedicarlo a otras actividades. También se reduce la probabilidad de errores, ya que al clasificarse los documentos, estos son menos confusos y pueden ser más fáciles de compartir entre las áreas, mejorando la colaboración y comunicación.

Ante todo, la ciudadanía puede solicitar información acerca del cumplimiento de objetivos de la administración de servicios públicos y de cómo se invierte el dinero de nuestros impuestos.

En temas como la corrupción, las leyes en materia de archivos establecen normas para que los documentos se puedan revisar y auditar, situación que reduce la posibilidad de ocultar o alterar la información que lleve a las autoridades a encontrar a los responsables.

No hay que olvidar que la gestión de los archivos es una forma de impulsar la conservación del patrimonio histórico y cultural, pues en los documentos, fotografías y otros formatos es donde queda registrada la cultura, la tradición y demás expresiones de las comunidades.

Los archivos de nuestra vida son una herramienta importante para enriquecer nuestra historia y también para solucionar problemas legales y administrativos en el futuro. Por lo tanto, debemos tomar responsabilidad de su organización y protección para que estén disponibles en todo momento para nosotros y para las personas que nos importan.

El progreso de los gobiernos locales, instituciones, organizaciones y sociedades depende en algún grado de la preservación, la eficiente utilización y administración de los archivos.

Ernesto Villanueva Lomelí, Profesor e Investigador de Tiempo Completo - Universidad de Guadalajara, especialista en Gobierno y Políticas Públicas, Universidad de Guadalajara

Este artículo fue publicado originalmente en The Conversation. Lea el original.