Transformación digital de los procesos de contratación

Tiempo de lectura estimado: 14 minutos

Esta conferencia magistral pertenece al Módulo Transversal de Transformación Digital de C1b3rWall Academy 2021. El objetivo de la misma es conocer los beneficios de la transformación digital de los procesos de contratación.

Introducción

El proceso completo de esta transformación va desde que surge la necesidad del puesto a cubrir hasta el seguimiento y control de la persona una vez incorporada, pero, sobre todo, la ponencia se centra en los aspectos más digitalizados de la contratación.

¿Qué es la contratación?

Es el acuerdo mediante el cual una persona natural (empleado) se compromete a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica (empleador) bajo la continuada dependencia o subordinación de esta y mediante el pago de una remuneración (salario).

Fases de la contratación

1. Definición del puesto a cubrir. Para ello debes tener claras las características y necesidades del cargo, las funciones que tendrá que desarrollar el trabajador y las herramientas que necesita manejar. Existen ciertos factores que influirán en la descripción del puesto, tales como la duración del contrato.
2. Reclutamiento. Una vez definido el perfil, es el momento de buscar a un número considerable de candidatos para poder elegir al mejor. Esta búsqueda la puedes llevar a cabo a través de métodos y medios diversos: cubrirla con alguien de dentro de la empresa, pedir ayuda a los trabajadores para difundir la necesidad, tirar del histórico de los CV recibidos por parte de personas solicitando empleo y recurrir a las páginas especializadas.
3. Preselección de los candidatos. Este paso es necesario para no perder el tiempo realizando entrevistas a personas que no cumplen con el perfil. En primer lugar, deberás revisar todas las solicitudes y descartar aquellas que no cumplan los requisitos imprescindibles del perfil. Para ello solo anota los requisitos imprescindibles y valorables y valora a cada aspirante en función de estos, seleccionando a aquellos que más puntuación han obtenido. 
4. Técnicas de preselección y selección. Como test psicotécnicos o de personalidad, ejercicios y pruebas. De entre todas las técnicas, la más importante es la entrevista personal, ya que te permite conocer de manera directa a cada persona.
5. Toma de decisiones. Suele ser el paso más complicado, especialmente cuando existen varios candidatos que cumplen con los requisitos deseados.
6. Contratación. En esta fase se preparan todos los papeles para formalizar el contrato y dar de alta al trabajador.
7. Seguimiento y control. El proceso de contratación no finaliza con la formalización del contrato. Es necesario facilitar la adaptación del nuevo trabajador a la empresa y a su puesto de trabajo y verificar que se ha tomado la decisión acertada.

Evolución de la contratación/selección

Una vez definido lo que es una contratación y los pasos previos a esta, pasaremos a mostrar algunas diferencias de la contratación tradicional y la actual o digital para entender el proceso de la transformación digital en este ámbito.

Cuando antes hablábamos de la contratación nos referíamos a un proceso en el cual el empleado era quien iba a la empresa a entregar su CV en papel físico a las empresas en las que él estaba interesado, y el proceso de selección se basaba en los CV recibidos en la empresa y en reclutamiento interno dentro de esta misma, además del boca a boca. A esto le sumábamos que el proceso de firma del contrato era físicamente, con la entrega de documentación de igual manera, lo conllevaba un proceso lento, de almacenamiento voluminoso y poco efectivo por su característica manual.

Sin embargo, en la actualidad el proceso de selección y reclutamiento ha variado mucho, ya que no solo se dispone de la opción de entregar físicamente el CV en cada empresa a la que tenemos acceso, sino que se hace a través de las web de las mismas, redes sociales laborales como son LinkedIn, InfoJobs entre otras, donde cada persona se crea su perfil y pueden ser las mismas empresas o caza talentos quienes se pongan en contacto contigo ofreciéndote una oferta de trabajo basándose en tu perfil profesional. Esto facilita mucho el proceso ya que tienes previamente la información de los empleados, puedes filtrar por las características mínimas que debe tener este y pueden ser ambas partes, empresa y trabajador, quienes sean los que buscan oferta o demanda.

El contrato en las empresas grandes es un proceso mucho mas eficaz, rápido y seguro, ya que se recibirán vía mail o plataformas de empleados online. Las consultoras digitales o responsables de la gestión del contrato lo tramitarán mucho mas rápido teniendo la información digitalizada, al igual que el proceso de firma de documentos, donde se utilizan las mismas plataformas de empleados tanto para enviar los modelos de contrato pendientes de firma como para recibirlo por parte de la empresa y el archivo digital del mismo, el cual estará a disposición del empleado y de la empresa.

Plataformas digitales de contratación

Como ejemplo tenemos dos de las plataformas más conocidas del mundo: InfoJobs y LinkedIn, centrándonos en esta última.

LinkedIn es una red social, similar a Facebook, pero de perfil profesional. En ella se puede publicar información personal y profesional y a través de dichos perfiles generar redes y contactos profesionales. Podemos buscar empleo si somos demandantes de empleo o, por parte de las empresas, buscar candidatos y talentos que incorporar. Además, permite filtrar por las características que buscamos y, de esta manera, centrarnos en ello. LinkedIn tiene más de 575 millones de usuarios, con más de 260 millones de usuarios activos.

Business process outsourcing

BPO (Business Process Outsourcing), conocido en castellano como "Externalización de Procesos de Negocio", es una subcontratación de procesos de negocio mediante proveedores de servicios internos o externos a una empresa.

Proceso de la contratación

Hoy día, las grandes empresas con mucho volumen de contratación tienen externalizada, entre otros procesos, la contratación a los diferentes BPO o consultoras tecnológicas como en nuestro caso Viewnext. Para ellos se han desarrollado a lo largo de los años:

• Plataformas de contratación digital. Son bases de datos o plataformas de empleados centradas para la contratación. Suelen ser plataformas comunes entre ambas empresas, normalmente propiedad de la empresa principal, para la digitalización del proceso, donde por parte del cliente se pasan todas las peticiones a tramitar por la consultora tecnológica.
• Generadores de documentación. A través de estos datos recibidos en las plataformas digitales las consultoras tecnológicas se encargan de generar los modelos de contrato. Hoy día disponemos de alternativas de automatización como los generadores de documentos, mediante los cuales, estando automatizados con los perfiles y necesidades de cada cliente, podremos generar de manera correcta y rápida volúmenes grandes de contratos.
• Cargas masivas de datos de fase de alta. Además, hay que registrar a estos empleados en los sistemas de nóminas para que cobren cada mes adecuadamente. Este proceso también podemos automatizarlo con plantillas de cargas masiva que cogen los datos de las mismas propuestas de la plataforma compartida entre cliente y consultora, para evitar el chequeo manual, generando así un trabajo mas rápido y exacto de la información a tratar.
• Remesas de contrat@. Además de generar el contrato para el empleado debemos informar de este mismo contrato en el SEPE para temas legales, y se ha desarrollado desde los mismos sistemas de empleados que usamos la generación de remesas donde incluimos grandes cantidades de trabajadores. De esta manera ahorramos mucho tiempo, ya que cada contrat@ habría que hacerlo de manera online o peor aún, antiguamente presencial en el SEPE.
• Firma digital del empleado. Por último, una vez visto todo el proceso, falta enviar al empleado el documento para su firma, pero este no lo recibirá ni vía mail ni físicamente, ya que a través de los portales de empleados o plataformas digitales de contratación de las empresas se sube el contrato pendiente de firma y este empleaod recibirá su contrato en su mail o en su perfil del portal empleado, donde se incluirá la firma digital y, además, quedará archivado dicho documento, teniendo acceso de consulta tanto él como la misma empresa.

En resumen...

Como hemos visto, se trata de un proceso circular que nos facilita tener que chequear la información en una sola plataforma y, a raíz de ahí, tenerla digitalizada para todos los pasos siguientes.

La transformación digital, actualmente, nos ayuda a agilizar los procesos, sacar más volumen de trabajo en mucho menos tiempo, evitar cargas documentales en papel que dificultan tanto la búsqueda como el archivo y evita tener que estar presentes en las firmas de documentos o procesos de selección, además de lo que hoy en día está muy presente como es el RGPD y la seguridad cibernética.

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Ponente: Diego Gómez Mora

Diego acumula cinco años de experiencia en el sector de recursos humanos enfocado en la parte de contratación, nóminas y seguridad social. Ha trabajado como oficial administrativo de gestión de personal en Atlantic Cooper S.L.U., como administrativo de gestión de personal en GRUPO STIN y, actualmente, lleva más de un año trabajando como técnicco administrativo en Viewnext, del grupo IBM.